Text: Jo Töpfer, boscop eg, Berlin
Fotos: Open Space zum Jugendkulturjahr in Hilden, März 2003

Augen auf!

Mit Überraschungen ist zu rechnen!

Ein kleiner Ausflug in die Welt des open space-Verfahrens
Viele von uns haben es schon erlebt: Die wichtigen Dinge bei Seminaren, Workshops und Konferenzen ereignen sich in der Pause. Da stehen Menschen in kleinen Gruppen zusammen, besprechen Dinge, die ihnen wichtig sind, tauschen Telefonnummern und eMail-Adressen aus, schmieden Pläne. Und das alles bei einer Tasse Kaffee oder Tee. Die Kommunikation ist weder geplant, noch gesteuert oder kontrolliert. Sie geschieht dennoch oder gerade deswegen und zumeist haben die Teilnehmenden auch noch Spaß daran, so dass sich der Beginn der nachfolgenden Einheit meist verzögert. Dieses Phänomen bildet die praktische Grundlage des open space-Verfahrens.


Wie fing alles an?

Auch Harrison Owen beobachtete 1983 den Erfolg ungeplanter Kommunikation. Owen hatte das Erste Internationale Symposium für Organisationstransformation in den USA organisiert und die 250 TeilnehmerInnen waren sich anschließend darüber einig, das beste an der ganzen Veranstaltung seien die Pausen gewesen. Diese Rückmeldung frustrierte nicht nur den Organisator, sondern warf auch die Frage auf, warum alle den Teil der Veranstaltung am besten fanden, auf den Owen am wenigsten Einfluss nehmen konnte. Ausgehend von dieser Beobachtung fragte sich Harrison Owen, ob es möglich ist, das Ausmaß an Synergie und Begeisterung einer guten Kaffeepause mit der substantiellen Aktivität und der Ergebnisorientierung einer Veranstaltung zu verknüpfen. Die Suche nach einer Antwort führte ihn zu einigen Urformen menschlicher Kommunikation, die sich überall auf unserem Planeten ähneln.

Der Kreis – bedeutende Dinge finden im Kreis statt. Wir treffen uns im
Kreis der Familie, wir haben einen Freundeskreis. Im Kreis gibt es kein
Oben und Unten, kein Wir und Sie. Im Kreis können sich alle Menschen sehen. Der Kreis ist die einfachste und beste Form menschlicher Kommunikation.

Das Atmen – wenn wir „außer Atem“ sind, läuft nicht viel. Wir müssen erst wieder „Tritt fassen“ und unseren Rhythmus finden. Diese Beobachtung gilt auch für Gruppen und Organisationen. Selbstorganisation, Selbststeuerung, fruchtbare Zusammenarbeit und inspirierendes Lernen entfalten sich besonders wirksam, wenn Menschen in Gruppen und Organisationen auf diesen Rhythmus eingehen und ihn bewusst nutzen. So erwächst „order out of chaos“.

Das Schwarze Brett – ist eine einfache und lang erprobte Methode, mit der sich Menschen gegenseitig ihre Interessen mitteilen.

Der Marktplatz – ist das Forum, auf dem sich die unterschiedlichen Interessen begegnen. Wir sind es gewohnt, uns auf einem Markt zurecht zu finden. Wir können zwischen verschiedenen Angeboten auswählen und einen Handel zum gegenseitigen Nutzen abschließen.

Die Entstehung des open space-Verfahrens war keine geplante Zuammenfügung dieser Elemente. Harrison Owen bezeichnet sich selbst auch nicht als den Erfinder des open space-Verfahrens. Er spricht bei der Entstehungsgeschichte eher von einer Entdeckung, die er durch Zufall gemacht hat, und nicht vom Ergebnis zielgerichteter Forschung und Entwicklung. Weil das Verfahren auf Elementen gründet, die wir alle kennen und die nur neu verknüpft wurden, besteht auch kein Patent- oder Urheberrecht. Open space gehört uns allen. Eigentlich kennen wir es schon. Wir brauchen es nur zu erinnern.

Die erste open space-Veranstaltung fand 1985 beim Dritten Internationalen Symposium für Organisationstransformation in Monterey, Kalifornien statt. Die Teilnehmenden kannten bei ihrer Ankunft lediglich das Thema, die Anfangs- und die Endzeit. Keine Tagesordnung, kein Konferenzmanagement, kein Planungskomitee – lediglich einen Begleiter und 85 TeilnehmerInnen, die nach zweieinhalb Stunden eine Tagesordnung für drei Tage mit parallelen Workshops an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten mit jeweils verantwortlichen Personen und Gruppenmitgliedern geschaffen hatten. Das open space-Verfahren war geboren.

Seither ist das Verfahren in den unterschiedlichsten Organisationen und Gemeinwesen zu einem breiten Spektrum von Anlässen angewendet worden. Eine unlängst durchgeführt Recherche ergab, dass open space bisher in 71 Ländern zum Einsatz kam. Und es hat immer funktioniert! Beim Flugzeugbauer Boeing hat man ein neues Design für Flugzeugtüren entwickelt, der amerikanische Telefonkonzern AT&T hat seinen Pavillon für die Olympischen Spiele 1996 in Atlanta entworfen, das Berufsbildungswerk hat Schritte zum Unternehmensleitbild geplant, der Deutsche Verkehrssicherheitsrat hat die Fahrschulausbildung weiterentwickelt, die Deutsche Bahn AG hat einen Fusionsprozess mit einem anderen Logistikunternehmen geplant, die Rot Halbmond-Gesellschaft hat Herausforderungen und Aufgaben für die kommenden drei Jahre bearbeitet, … und das alles im open space.

Wie funktioniert open space?
Im open space wird unserer Fähigkeit zur Selbstorganisation bewusst Raum gegeben. Es kommen Menschen zusammen, die einen Beitrag leisten wollen und bereit sind, Verantwortung für die Umsetzung eines Themas zu übernehmen.

Es gibt keine vorbereitete Tagesordnung und keine Redner mit Vorträgen oder Folienpräsentationen. Es gibt zunächst nur eine leere Wand, an der die Teilnehmenden ihre Anliegen veröffentlichen. Ein Anliegen ist ein ganz bestimmter Aspekt oder eine Fragestellung im Zusammenhang mit dem Leitthema, das Einzelnen auf den Nägeln brennt und das mit anderen bearbeitet werden soll. Jedes dieser Anliegen bildet dann den Anlass für die Arbeit einer kleinen Gruppe, die sich zu einer vereinbarten Zeit an einem bestimmten Ort trifft. Größe, Arbeitsweise und Zusammensetzung der Gruppe sind selbstorganisiert. Es gibt auch keine Gesprächsleitung oder Moderation, außer die Gruppe organisiert sie sich selbst. Kein spezielles Training muss absolviert werden, um an einer open space-Veranstaltung teilnehmen zu können.

Erfahrungen, Wissen, Fertigkeiten und Gefühle sind die Voraussetzungen, die erforderlich und in jedem Menschen vorhanden sind. Auch in jenen unter uns, denen wir häufig wenig zutrauen, wie beispielsweise Kindern oder Menschen mit Behinderungen. Die Anzahl der TeilnehmerInnen ist praktisch nur durch die technischen und logistischen Voraussetzungen begrenzt. Veranstaltungen mit mehreren hundert und bis zu 1.500 Menschen fanden schon im open space statt. Bei dieser Größenordnung kommt vielleicht die Frage auf, wie kann das funktionieren? Die Praxis selbst hat den Nachweis bereits erbracht. Es gibt darüber hinaus auch Hinweise, dass die Effektivität einer open space-Veranstaltung gegenüber herkömmlichen Arbeitsweisen um ein Vielfaches höher ist.

Die Anliegenwand bietet ein Raster aus Räumen und Zeiteinheiten. Alle, die ein Anliegen einbringen, ordnen dieses in das Raster ein, so dass allen klar ist, zu welcher Zeit und an welchem Ort das Anliegen bearbeitet wird. Die Anzahl der Räume, in denen parallel gearbeitet werden kann, richtet sich nach der Größe der Gruppe und nach dem Platzangebot des Veranstaltungsortes. Für eine Gruppe von 100 Personen werden erfahrungsgemäß sechs bis acht Räume benötigt, die parallel genutzt werden. Die Räume sind mit den üblichen Materialien ausgestattet, die eine Gruppe zum Arbeiten benötigt: Flip Chart-Papier, Moderationskarten, Stifte und so weiter. Idealerweise befinden sich diese Räume in einem großen Saal und sind lediglich durch Pinnwände voneinander abgetrennt. Diese Anordnung erleichtert einerseits das „Hummeln“ von einer Gruppe zur anderen (siehe unten: das Gesetz und die Erscheinungen), andererseits wird die Verbundenheit des ganzen Systems verdeutlicht, wenn die einzelnen Kleingruppenbereiche nicht durch Türen und Gänge voneinander isoliert sind. Die Dauer der Zeiteinheiten kann ebenfalls flexibel gestaltet werden und liegt in der Regel zwischen 40 und 90 Minuten. Sie richtet sich nach der insgesamt verfügbaren Zeit. Eine open space-Veranstaltung kann zwischen vier Stunden und mehreren Tagen variieren. Optimal sind zweieinhalb Tage, wobei zwei Tage parallel in Kleingruppen gearbeitet wird und der letzte halbe Tag für Planung und Verabredungen vorgesehen ist.

Die Arbeit der dezentralen Kleingruppen wird auf vorgefertigten Blättern dokumentiert. Verantwortlich dafür ist diejenige Person, die die jeweilige Gruppe einberufen hat. Sie muss keinesfalls immer selbst diese Aufgabe übernehmen, sondern nur dafür sorgen, dass sie erledigt wird. Die ausgefüllten Doku-Blätter werden auf DIN-A3 Papier vergrößert und dann an der sogenannten Dokuwand aufgehängt. Alle können dadurch sofort nachvollziehen, was in den anderen Kleingruppen besprochen wurde, auch wenn sie diese nicht selbst besucht haben. Nachdem alle Gruppen getagt haben, bekommen alle eine komplette Dokumentation. Darin ist auch eine Kontaktliste mit den Post- und eMail-Adressen sowie den Telefonnummern aller Teilnehmenden enthalten. Diese dient der späteren Kontaktaufnahme und der Weiterführung der Arbeit nach der Veranstaltung.

Für die Gestaltung der Planungsphase am Ende einer open space-Veranstaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Kern ähneln sie sich: die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, ihre vordringlichen Fragestellungen zu identifizieren und dazu Verabredungen zu treffen. Im Mittelpunkt steht die Frage: welche Schritte wollen wir nach der open space-Veranstaltung in Angriff nehmen? Verabredungen können getroffen werden, wer was mit wem wann unternimmt. Die Arbeitsweise ist dabei wiederum von der Energie und Leidenschaft der einzelnen getragen. Niemand wird gezwungen, an bestimmten Projekten mitzuarbeiten. Diejenigen, die kompetent sind und unbedingt dazu gehören, um ein Projekt voran zu bringen, finden sich auch in den jeweiligen Gruppen ein. Verabredungen werden protokolliert und allen nach Abschluss der Veranstaltung zugänglich gemacht. Sechs bis zwölf Wochen nach der open space-Veranstaltung treffen sich alle Interessierten zu einem Nachtreffen, um Zwischenbilanz zu ziehen und die nächsten Schritte zu planen.

Alle anderen Methoden, die bisher praktiziert wurden, sind seit Erscheinen des open space-Verfahrens weder überflüssig noch veraltet. Open space ist kein Allheilmittel und nicht der einzig richtige Weg, an Fragen und Herausforderungen zu arbeiten. Es müssen vier Voraussetzungen gegeben sein, damit das open space-Verfahren funktioniert:

1. Das Thema muss komplex sein und die Lösung unbekannt.
2. Das Thema muss unter den Nägeln brennen.
3. Das Thema muss tendenziell konfliktträchtig sein.
4. Die Teilnehmergruppe muss heterogen zusammengesetzt sein.

Diese Voraussetzungen treffen zwar nicht immer zu (und deshalb haben andere Arbeitsformen auch ihre Berechtigung), aber im Hinblick auf die zunehmende Dynamik von Veränderungsprozessen in unseren Organisationen wächst die Zahl der Anlässe, bei denen open space das geeignete Verfahren ist.

Was bildet die Struktur?

Trotz des Namens ist das Verfahren nicht frei von strukturgebenden Elementen.
Selbstorganisation braucht Struktur und schafft sie sich selbst. Der Raum ist offen durch seine Grenzen. Im open space gibt es vier Grundsätze, ein Gesetz, zwei Erscheinungen und eine Ermahnung:

1. Grundsatz: „Die da sind, sind genau die Richtigen“
Das bedeutet: ich arbeite, verhandle, überlege mit den Menschen, die anwesend sind. Ich denke nicht über diejenigen nach, die nicht kommen konnten. Das lenkt ab. Ich wende mich den Menschen zu, die mit mir zusammen sind und lasse mich auf sie ein.

2. Grundsatz: „Was auch immer geschieht: Es ist das Einzige, was geschehen kann“
Das bedeutet: ich konzentriere mich auf das, was jetzt im Augenblick für mich Bedeutung hat. Alles, was hätte geschehen sollen, können oder müssen, ist völlig unbedeutend. Ich entdecke die Möglichkeiten, die sich mir jetzt bieten und nehme diese wahr.

3. Grundsatz: „Es fängt an, wenn die Zeit reif ist“
Kreativität, Inspiration und Innovation, durch die Gruppen zu Höchstleistungen befähigt werden, halten sich nicht an Zeitvorgaben, sie können nicht erzwungen werden. Der geniale Einfall oder die bahnbrechende Idee kommt nicht auf Bestellung. Deshalb lasse ich mich auf den Rhythmus der Gruppe ein und erharre den richtigen Zeitpunkt gelassen.

4. Grundsatz: „Vorbei ist vorbei/Nicht vorbei ist nicht vorbei“
Das bedeutet: ich gehe mit meiner Zeit bewusst und verantwortungsvoll um. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, dann wende ich mich anderen Dinge zu. Wir müssen nicht bis zum Ende der Gruppensitzung ausharren, wenn das Anliegen schon befriedigend bearbeitet ist. Wenn jedoch die vereinbarte Zeit schon abgelaufen ist und es gerade beginnt, spannend zu werden, dann verabreden wir uns neu oder setzen die Arbeit woanders fort.

Das Gesetz der Mobilität
Das Gesetz der zwei Mobilität besagt: Jeder begibt sich an den Ort, an dem er entweder etwas lernen oder etwas beitragen kann. Ich ehre eine Gruppe mit meiner Abwesenheit, wenn ich weder etwas lernen noch etwas beitragen kann.

Die Einhaltung des Gesetzes ist für alle im open space oberstes Gebot. Allen wird eindrücklich klar, dass sie selbst verantwortlich für ihr Lernen, Arbeiten und Wohlbefinden sind. Vielredner und Besserwisser verstummen, wenn Gruppenmitglieder nach und nach die Sitzung verlassen. Und es erweckt Hummeln und Schmetterlinge zum Leben. Hummeln sind diejenigen TeilnehmerInnen, die von einer Gruppe zur anderen ziehen und damit die guten Ideen (den kostbaren Blütenstaub) weitertragen. Schmetterlinge sind solche, die keine aktive Rolle einnehmen und statt dessen lieber Kaffee trinken oder in der Sonne sitzen (auch das ist erlaubt). Sie sind jedoch ein wichtiger Beitrag: da sie keine eigenen Intentionen haben, eröffnen sie Raum für neue Ideen. Oft bringt gerade diese neue Idee eine wichtige Wendung für den Prozess der gesamten Gruppe.

Die Ermahnung: Augen auf! Mit Überraschungen ist zu rechnen!
Die Ermahnung soll daran erinnern, alte Ideen und Lieblingsvorstellungen zum aktuellen Thema – für die Dauer der Veranstaltung – zur Seite zu legen. So kann Neues entstehen, und wir lassen uns ein auf das, was geschieht. Die Ermahnung soll gleichsam ein suchende Grundhaltung wie bei einer Schatzsuche unterstützen. Es ist auch eine Aufforderung, sich aufzumachen und den Überraschungen Raum zu geben.

Die Grundsätze, das Gesetz und die Ermahnung sind auf keinen Fall vergleichbar mit Regeln, die man vielleicht in herkömmlichen Seminaren und Workshops vorfindet. Es sind eher Grundweisheiten des Lebens, die viele bereits erfahren haben. Sie wirken deshalb nicht eingrenzend, sondern unterstützen die Entfaltung von Energie und Leidenschaft.

Welche Rolle hat die Begleitung?
Schon die Bezeichnung „Begleitung“ in weist darauf hin, dass sich die Aufgaben dieser Rolle im open space deutlich von denen in herkömmlichen Verfahren unterscheiden. Nach Interventionen im Sinne einer Gesprächsleitung oder Moderation seitens der Begleitung wird mensch im open space vergeblich suchen. Das Hauptaugenmerk der Begleitung ist darauf gerichtet, Raum und Zeit zu „halten“. Dies gelingt am besten, wenn der Begleiter versucht, uneingeschränkt präsent zu sein und zugleich unsichtbar zu bleiben.

Präsenz und Unsichtbarkeit sind gleichzeitig nahezu unmöglich, doch die dahinter liegende Philosophie wird deutlich: der einzige Weg, einen open space zu ruinieren, ist zu denken, das Geschehen könne kontrolliert werden. Nachdem die Begleiterin in den open space eingeführt hat (dauert in der Regel etwa 20 Minuten), dient keine ihrer Handlungen einer exponierten Stellung. Die Begleitung kopiert Doku-Blätter, sammelt leere Kaffeetassen ein, sorgt für neues Material in den Kleingruppenbereichen. Sie hält sich aus der Arbeit in den Kleingruppen heraus und unterlässt, die Teilnehmenden für ein bestimmtes Anliegen zu motivieren. Sie ist lediglich anwesend. Indem sie nicht eingreift, unterstützt sie die Selbstorganisation. Die Begleiterin, der Begleiter weiß von der Kompetenz der Teilnehmenden und der Fähigkeit der Gruppe, ihre Arbeit selbst zu gestalten – mag sie auch noch so konfliktreich sein. Jede Intervention seitens der Begleitung wäre von der Annahme getragen, dass sie weiß, was für die Gruppe gut ist. Diese Annahme ist nicht nur vermessen, sondern steht Wachstum, Selbstorganisation und Lernen im Wege.

Was noch?
Erkenntnisse aus der Chaostheorie und aus der Erforschung komplexer Systeme liefern die Antworten auf die Frage, warum open space funktioniert. Eine grundlegende und einschneidende Erkenntnis aus der Chaostheorie besagt: „Order is for free.“ Alle komplexen Systeme haben die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren.

Nichts anderes ereignet sich während einer open space-Veranstaltung. Wenn Mechanismen von Struktur und Kontrolle wegfallen, kommen Leben und Selbstorganisation zum Vorschein. Menschen packen Dinge an, die ihnen am Herzen liegen, der Prozess ist von Energie und Leidenschaft getragen. Dabei kann es zu unerwarteten Ergebnissen kommen. Vor Überraschungen sind open space-TeilnehmerInnen nie sicher. Doch der Grad der Beteiligung ist gegenüber herkömmlichen Planungs- und Entscheidungsverfahren wesentlich höher. Die Teilnehmenden beginnen bereits während der Veranstaltung, die gesamte Verantwortung zu übernehmen und treffen selbstorganisiert Verabredungen, die nach der Veranstaltung umgesetzt werden. Vergleicht man die Umsetzung der Verabredungen nach einer open space-Veranstaltung mit dem Umsetzungserfolg nach herkömmlichen Planungsworkshops, so zeigt sich, dass open space-Veranstaltungen überlegen sind. Hauptgrund dafür ist die einfache Eleganz des Verfahrens und die Fähigkeit sozialer Systeme, zu lernen und sich selbst zu organisieren.